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PowerPointで作業効率を劇的に上げる8つのテクニック

PowerPointで作業効率を上げるには、まずはPowerPointの機能を全て把握していることが重要です。把握していることにより、作業を迷うことなく進めることができます。例えば、ツールの場所を覚えておくとタブ間を彷徨うこともありません。

それと、何度も同じ作業を繰り返しせず、まとめてできる作業は1度ですることで、手数を減らすことができ効率化につながります。簡単な例ですが、10個の図形を同じ色に変えるのであれば、1個ずつ選択して変えるのではなく、全選択して1度で変えた方が作業工程を1/10に減らせます。

PowerPointに限ったことではありませんが、「迷っている時間」と「作業工程を減らす」ことで作業効率を劇的に上げることが可能です。

そこで、PowerPointで作業効率を上げるために役立つテクニックをまとめましたのでご参考にしていただければ幸いです。

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クイックアクセスツールバーをカスタマイズする

クイックアクセスツールバーによく使うコマンドを追加しておけば、タブ間を移動することなく素早く目的のコマンドに辿り着けます。

クイックアクセスツールバーの設定については『クイックアクセスツールバーをイラレ仕様に設定する』で詳しく解説していますので、ご参考にしていただければ幸いです。

クイックアクセスツールバーをイラレ仕様に設定する
クイックアクセスツールバーによく使うコマンドを追加することにより、効率良く作業ができます。今回はPowerPointのIllustrator化を目的とし、クイックアクセスツールバーをIllustrator仕様に設定しました。

テンプレートファイルにガイドを引いておく

テンプレートファイルに「仕上がりサイズから内側に1cmの位置」などのガイドを引いて保存しておくと、毎回引く手間が省けます。

ガイドを素早く引く方法については『PowerPoint VBA ガイドを追加しマージンを作るマクロ』で詳しく解説していますので、ご参考にしていただければ幸いです。

PowerPoint VBA ガイドを追加しマージンを作るマクロ
PowerPointで指定値でガイドを追加してマージン(余白)を作成するマクロをご紹介します。フォームにマージンの数値を入力するだけで、スライドサイズの内側に上下左右ガイドが自動で追加されます。

オブジェクトをロックする

PowerPointにロックする機能はありませんが、ロック代替機能はあります。ロック代替機能をうまく利用すると細かな作業もスムーズに行えます。

ロック代替機能については『PowerPointでオブジェクトをロックして作業効率を上げよう』で詳しく解説していますので、ご参考にしていただければ幸いです。

PowerPointでオブジェクトをロックして作業効率を上げよう
PowerPointでオブジェクトをロックする代替機能をご紹介します。

シェイプチェンジ機能を使う

作り直す作業を減らせば作業効率につながります。一度作った図形を別の図形に変更したいときは、シェイプチェンンジ機能を使えば簡単に図形の入れ替えができるので、再度作り直す手間が省けます。

シェイプチェンンジ機能については『PowerPointで作成済みの四角形を角丸に変更する方法』で詳しく解説していますので、ご参考にしていただければ幸いです。

PowerPointで作成済みの四角形を角丸に変更する方法
図形ツールの「正方形/長方形」を使って作成した図形を後から簡単に「角丸四角形」に変更する通称「シェイプチェンジ」の方法を紹介します。四角形で作ったけど「やっぱり角丸にしたいな」「でも作り変えるの手間だな」ってときに知っているだけで修正が楽になる時短テクニックです。

グループ化選択を使う

グループ化選択を使えば、修正作業がスピーディーに行えます。グループ化したオブジェクトのまとまりが複数あるときの修正で効果を発揮します。

グループ化選択については『パワポでグループ解除せずに別グループのオブジェクトを選択する方法』で詳しく解説していますので、ご参考にしていただければ幸いです。

パワポでグループ解除せずに別グループのオブジェクトを選択する方法
PowerPointでIllustratorの「ダイレクト選択ツール」の機能に近い「グループ化選択」のテクニックをご紹介します。

目的のフォントを素早く選択する

PowerPointではIllustratorのようにフォントウィンドウでフォントの絞り込みができません。フォント数が多くなるにつれて選択肢も増え、フォント選びに時間がかかってしまいます。

そこで、フォント用のファイルを作り、そこからコピペすればフォント選びも秒で終わらせることができます。

フォントを素早く選択する方法については『PowerPointで目的のフォントを秒で選択する方法』で詳しく解説していますので、ご参考にしていただければ幸いです。

PowerPointで目的のフォントを秒で選択する方法
PowerPointでフォントウィンドウからフォントを選択する場合、数あるフォントの中から目的のフォントを瞬時に選択するのは至難の技です。そこで、目的のフォントを秒で選択できるようになる「フォントクイックセレクトテクニック」をご紹介します。

手のひらツール代替機能を使う

Illustratorのように手のひらツールはありませんが、手のひらツール代替機能を使えば、目的のオブジェクトや位置に素早く移動できます。

手のひらツール代替機能については『PowerPoint:手のひらツール代替機能で素早く移動する方法』で詳しく解説していますので、ご参考にしていただければ幸いです。

PowerPoint:手のひらツール代替機能で素早く移動する方法
PowerPointでスライド上の移動が不便に感じた方も多いのではないでしょうか。Illustratorでは「手のひらツール」を使えばアートボードを自由自在に移動することができます。この手のひらツールをPowerPointでも使いたい!そんなあたなにPowerPointのパワーを最大限に活用した手のひらツール代替機能をご紹介します。

マクロを使う

マクロを使えば作業が一瞬で終わります。特に「誰がしても結果が同じ作業」や「何度も同じことを繰り返している作業」は、自動処理にすると最大の効率化につながります。

マクロについては『VBA記事一覧』で詳しく解説していますので、ご参考にしていただければ幸いです。