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PowerPointで作業効率が劇的に上がる9つのテクニック

PowerPointで作業効率を上げるには、まずはPowerPointの機能を全て把握していることが重要です。把握していることにより、作業を迷うことなく進めることができます。例えば、ツールの場所を覚えておくとタブ間を彷徨うこともありません。

それと、何度も同じ作業を繰り返しせず、まとめてできる作業は1度ですることで、手数を減らすことができ効率化につながります。簡単な例ですが、10個の図形を同じ色に変えるのであれば、1個ずつ選択して変えるのではなく、全選択して1度で変えた方が作業工程を1/10に減らせます。

PowerPointに限ったことではありませんが、「迷っている時間」と「作業工程を減らす」ことで作業効率を劇的に上げることが可能です。

そこで、PowerPointで作業効率を上げるために役立つテクニックをまとめましたのでご参考にしていただければ幸いです。

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クイックアクセスツールバーをカスタマイズする

クイックアクセスツールバーによく使うコマンドを追加しておけば、タブ間を移動することなく素早く目的のコマンドに辿り着けます。

クイックアクセスツールバーの設定については「クイックアクセスツールバーをイラレ仕様に設定する」で詳しく解説しています。

クイックアクセスツールバーをイラレ仕様に設定する
クイックアクセスツールバーによく使うコマンドを追加することにより、効率良く作業ができます。今回はPo…

テンプレートファイルにガイドを引いておく

テンプレートファイルに「仕上がりサイズから内側に1cmの位置」などのガイドを引いて保存しておくと、毎回引く手間が省けます。

ガイドを素早く引く方法については「PowerPoint VBA ガイドを追加しマージンを作るマクロ」で詳しく解説しています。

PowerPoint VBA ガイドを追加しマージンを作るマクロ
PowerPointで指定値でガイドを追加してマージン(余白)を作成するマクロをご紹介します。フォー…

オブジェクトをロックする

PowerPointにロックする機能はありませんが、ロック代替機能はあります。ロック代替機能をうまく利用すると細かな作業もスムーズに行えます。

ロック代替機能については「PowerPointでオブジェクトをロックして作業効率を上げよう」で詳しく解説しています。

PowerPointで図形をロックして作業効率を上げる方法
PowerPointで図形やスライドをロック(固定)する代替機能として使えるテクニックをご紹介します…

スライドマスターとレイアウトをレイヤーとして利用する

スライドマスターとレイアウトでレイヤー分けをすると作業効率がアップします。

レイヤー分けをする方法は「パワポのスライドマスターとレイアウトでレイヤー分けをする方法」で詳しく解説しています。

パワポのスライドマスターとレイアウトでレイヤー分けをする方法
PowerPointにはレイヤー機能はありませんが、スライドマスターとレイアウトをレイヤーとして上手…

シェイプチェンジ機能を使う

作り直す作業を減らせば作業効率につながります。一度作った図形を別の図形に変更したいときは、シェイプチェンンジ機能を使えば簡単に図形の入れ替えができるので、再度作り直す手間が省けます。

シェイプチェンンジ機能については「PowerPointで作成済みの四角形を角丸に変更する方法」で詳しく解説しています。

PowerPointで挿入後の四角形や写真を角丸に変更する方法
PowerPointで「正方形/長方形」で描いた図形を、後から簡単に「角丸四角形」に変更する「シェイ…
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グループ化選択を使う

グループ化選択を使えば、修正作業がスピーディーに行えます。グループ化したオブジェクトのまとまりが複数あるときの修正で効果を発揮します。

グループ化選択については『パワポで「ダイレクト選択ツール」代替機能「グループ化選択」を使おう』で詳しく解説しています。

パワポで「ダイレクト選択ツール」代替機能「グループ化選択」を使おう
PowerPointでIllustratorの「ダイレクト選択ツール」の機能に近い「グループ化選択」…

目的のフォントを素早く選択する

PowerPointではIllustratorのようにフォントウィンドウでフォントの絞り込みができません。フォント数が多くなるにつれて選択肢も増え、フォント選びに時間がかかってしまいます。

そこで、フォント用のファイルを作り、そこからコピペすればフォント選びも秒で終わらせることができます。

フォントを素早く選択する方法については「PowerPointで目的のフォントを秒で選択する方法」で詳しく解説しています。

PowerPointで目的のフォントを秒で選択する方法
PowerPointでフォント一覧からフォントを選択する場合、数あるフォントの中から目的のフォントを…

手のひらツール代替機能を使う

Illustratorのように手のひらツールはありませんが、手のひらツール代替機能を使えば、目的のオブジェクトや位置に素早く移動できます。

手のひらツール代替機能については「PowerPoint:手のひらツール代替機能で素早く移動する方法」で詳しく解説しています。

PowerPoint:手のひらツール代替機能で素早く移動する方法
PowerPointでスライド上の移動が不便に感じた方も多いのではないでしょうか。Illustrat…

マクロを使う

マクロを使えば作業が一瞬で終わります。特に「誰がしても結果が同じ作業」や「何度も同じことを繰り返している作業」は、自動処理にすると最大の効率化につながります。

マクロについては「VBA記事一覧」をご参考ください。